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Gestión del tiempo: 7 estrategias para priorizar lo importante

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Vivir en una sociedad acelerada que premia la productividad y castiga el tiempo libre por ser “una pérdida de tiempo”, nos provoca una sensación de insuficiencia constante. Esto nos crea la necesidad de estar todo el tiempo buscando nuevas cosas que hacer. Y además, la sensación de tener que utilizar cada minuto libre de la manera más eficaz posible, resultando en una sensación de escasez de tiempo. ¿Cómo podemos gestionar nuestro tiempo para lograr hacer el máximo número de tareas?

Antes de presentar algunas estrategias al respecto, encontramos otra pregunta pertinente:  ¿Por qué cada minuto tiene que ser productivo? ¿De verdad es esto algo absolutamente necesario? ¿Es incluso algo sano o deseable?

¿Cuál es el secreto para aprender a gestionar el tiempo?

Somos mortales. Y por ello, es inherente a nuestra existencia aceptar que nuestro tiempo es limitado. Parece entonces esencial dedicarlo a las cosas que son importantes para nosotros y que dan significado a nuestras vidas.

La eficiencia no consiste en meter a presión el máximo número de tareas en nuestro apretado horario, ya que eso lo único que consigue es sobrecargarnos. Lo ideal (y lo sano, de paso) en cambio, sería priorizar el número de cosas que queremos hacer, siendo realistas con el tiempo disponible; dándole a cada cosa su tiempo (por ejemplo, la organización también requiere de tiempo, y esto es algo que a veces subestimamos), y respetando nuestras necesidades (descanso, ocio, etc…) dándoles el tiempo que requieren de manera realista.

Este camino supone aceptar que nuestro tiempo es limitado para así dedicarlo, en la medida de las posibilidades, a lo que consideramos valioso.

Me cuesta aceptar que mi tiempo es limitado ¡Tengo demasiado que hacer!

Para aceptar que nuestro tiempo es limitado, el primer paso y más importante es entender que vamos a tener que prescindir de realizar ciertas tareas. Esto no es negociable, como hemos comentado, es así por definición, y cuanto antes lo aceptemos, menos problemas nos causará en nuestra gestión del tiempo. Para ello, es importante tomar consciencia habrá cosas a las que no podremos dedicarles tanto tiempo como nos gustaría. Priorizar es la clave para sentir que usamos el tiempo a nuestro favor, y no en nuestra contra.

Esto puede ser incómodo y generar ansiedad, especialmente cuando tenemos personas esperando, por ejemplo, nuestra respuesta a un correo electrónico. No obstante, necesitamos cambiar el chip y hacernos amigos de esa incómoda sensación de ansiedad para que, en lugar de posicionarnos contra ella, nos coloquemos a su lado.

Parte de esta ansiedad proviene de intentar evitar darnos cuenta de que somos seres limitados, intentando ser capaces de conseguir todo y estar en control de la realidad y del tiempo. Cuando nos enfrentamos a demandas que son imposibles de cumplir, necesitamos ajustar expectativas. De otro modo, viviremos teniendo una sensación de fracaso constante con respecto a nuestra gestión del tiempo.

¿Cómo puedo lograrlo? 7 claves para gestionar tu tiempo

Esta es una de las consultas más frecuentes a la hora de ir a terapia. Aunque no existe una solución mágica, existen algas estrategias muy útiles para organizar el tiempo con más precisión.

Por ejemplo, Oliver Burkeman en su libro “Cuatro mil semanas: Gestión del tiempo para mortales” recoge una serie de estrategias muy interesantes para organizar tu tiempo considerando que es limitado:

1. Adopta un volumen de trabajo realista

Lo primero es ser conscientes del tiempo disponible, asumir que ese tiempo no puede expandirse, y decidir qué es lo que de manera realista podemos meter en esos huecos, sabiendo que no todo es posible.

Una estrategia es hacer listas. ¡Pero no de cualquier manera!

Haz una primera lista con la inmensidad de tareas que tengas que hacer, y una segunda con un máximo de 10 cosas en las que actualmente estés trabajando. Hasta que no se quede un hueco de esos 10 libres en la segunda lista, no se puede mover y, por tanto, empezar, otra tarea de la primera lista. Esto último es clave.

Otra opción es establecer ( y comprometernos a cumplirlo) las horas que vamos a dedicar a trabajar en una tarea y, cuando el tiempo establecido acabe, tenemos que dejarla y ponernos con otra cosa. Incluso si no la hemos terminado.

Por ejemplo, nos organizamos para dedicar a un proyecto de las 17.00 a las 19.00 y una vez termina el tiempo, nos olvidamos hasta el día siguiente.

Esto evita que dediquemos un día entero a trabajar en un proyecto frustrándonos porque no avanzamos, y luego no volver a querer retomar dicho proyecto hasta 5 días después. Se trata de que podamos ir trabajando unas horas todos los días sin saturarnos.

2. Trabajar en serie

Cuando tenemos muchas tareas que hacer, intentamos abarcarlas todas a la vez (multitasking) lo cual nos enlentece y nos hace saltar de una tarea a otra para reducir la ansiedad que nos produce tener muchas cosas pendientes.

Esta estrategia consiste en centrarnos en una sola tarea (o como mucho dos) a la vez, y no pasar a la siguiente hasta haber terminado estas.  Tolerar la ansiedad que produce tener tareas pendientes, ayudará a completar más tareas y sin hacerlo a un ritmo frenético, ni teniendo la falsa sensación de que tenemos todo bajo control, lo que reducirá realmente la ansiedad.

3. Decidir por adelantado en qué vamos a fallar

Inevitablemente, hay cosas en la vida que no vamos a poder hacer lo bien que nos gustaría, básicamente porque nuestro tiempo y energía son limitados. Decidir previamente qué cosas no esperamos hacer perfectas nos ayudará a enfocar nuestro tiempo y energía de manera más eficaz. Por ejemplo, vamos a esperar no tener la cocina impoluta mientras nos centramos en un proyecto importante o vamos a permitirnos hacer lo mínimo necesario en el trabajo para poder pasar más tiempo con nuestros hijos.

Planearlo de esta forma nos quita mucha presión y al no hacer perfecto lo que ya habíamos decidido, no nos decepcionamos ni estresamos.

4. Centrarte en lo ya cumplido en lugar de en lo que falta por cumplir

Como es imposible hacer absolutamente todo lo que tenemos que hacer, muchas veces nos sentimos frustrados y agobiados al ver una interminable lista de cosas sin cumplir. Una estrategia para contrarrestar esto es tener una lista de “tareas cumplidas” que al comienzo del día esté vacía, que podamos rellenar a medida que vamos cumpliendo tareas. De esta forma, en lugar de sentir que no hemos hecho nada en todo el día, podemos ver todas las cosas que hemos logrado, lo cual es muy motivante y nos da una sensación de satisfacción.

5. Elegir las batallas que queremos librar

Concentrarnos en nuestra capacidad de cuidado para evitar el burnout. Es importante recordar que no podemos hacerlo todo, y elegir las cosas en las que nos enfocamos, puede ayudarnos a ser más efectivos y reducir el estrés.

6. Utiliza dispositivos para un solo uso, o hazlos aburridos

Cuando realizamos tareas complejas o aburridas, solemos coger el móvil para entretenernos y al final el tiempo se nos va de las manos. Una estrategia para evitar distraernos es hacer nuestros dispositivos lo más aburridos posibles, eliminando las aplicaciones de redes sociales, juegos…

También es útil tener dispositivos de un solo uso como los Kindle que únicamente nos permiten leer. Si no, la tentación se encuentra al alcance de nuestra mano y cada vez que algún trabajo se nos dificulte o nos aburra, nos distraeremos.

7. Practica el no hacer nada

ara aprender a tolerar el malestar e incomodidad que nos produce no estar haciendo nada, ya que dicho malestar es tan desagradable que solemos sobrecargarnos con nuevas tareas para evitarlo. Esto nos ayuda a frenar y resistir la necesidad de ejercer influencia sobre nuestra experiencia, personas o cosas que nos rodean y dejar que las cosas sean como son.

Para ponerlo en práctica, podemos utilizar un ejercicio de contemplación que consiste en poner una alarma de 5 mins e intentar estar literalmente sin hacer nada. Si durante el ejercicio acabas haciendo algo, ya sea pensando, hablando, etc. no pasa nada, simplemente toma consciencia de este momento y amablemente deja de hacerlo.

A medida que vamos dejando ir estas cosas, iremos incrementando nuestra habilidad de no hacer nada y llegará un punto en que dejaremos de sentir la necesidad de evadirnos de cómo se siente la realidad y aprenderemos a frenar.

Conclusiones

En conclusión, la clave es aceptar que somos mortales y que nuestro tiempo es limitado para mejorar nuestra gestión del tiempo y reducir el estrés que esto nos produce. Con un poco de práctica y paciencia, podemos encontrar un equilibrio que nos permita disfrutar de la vida mientras cumplimos con nuestras responsabilidades.

Estas estrategias no pretenden ser una fórmula mágica que resuelva cualquier problema, ya que a veces las soluciones pueden ser más complejas. Si encuentras dificultades a la hora de realizarlos, o consideras que necesitas apoyo especializado, no dudes en contactar a un profesional cómo nuestro equipo de psicólogas en Retiro (Madrid) . Pedir ayuda siempre es una fortaleza.

IGUALDAD DE GÉNERO:

Siendo coherentes con el valor de la igualdad de género, todas las denominaciones que en el presente documento se refieren a personas y se efectúan en género masculino, cuando no hayan sido reemplazados por términos genéricos, se entenderán hechas indistintamente en género femenino, masculino o no binario, según el género de la persona que los desempeñe.

Artículo escrito por:

Como psicóloga, desempeño mi profesión dirigiéndome a diferentes áreas del bienestar de las personas y entidades con las que trabajo.